Asesorias Contables y tributarias
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Actas de asambleas y juntas directivas, reuniones, firmas y validez. Sescol Tax & Legal

NOTA SOCIETARIA:

 ACTAS DE ASAMBLEAS Y JUNTAS DIRECTIVAS.

 REUNIONES, FIRMAS Y VALIDEZ.

Los socios o accionistas de toda sociedad se deben reunir en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, en la época fijada en los estatutos y en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio (31 de marzo).

Esta reunión generalmente se realiza para: i) Examinar la situación de la sociedad, ii) designar administradores y demás funcionarios de su elección, iii) determinar las directrices económicas de la compañía, iv) aprobar los estados financieros del último ejercicio, v) resolver sobre la distribución de utilidades, y, vi) acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Firma digital en las actas – Validez.

Son válidas, siempre y cuando cumplan con los requisitos previstos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999:

  • Que se pueda garantizar que esta es única a la persona que la usa.
  • Que puede ser verificada.
  • Que está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
  • Que está ligada al mensaje de datos expedido.
  • Que está acorde con la normatividad expedida por el gobierno

Firma escaneada en las actas.

  • La firma escaneada no es un una firma válida y confiable, a menos que cumpliendo con lo dispuesto en la legislación nacional para la “firma electrónica”, se verifiquen los presupuestos de confiablidad y seguridad.
  • La norma no hace excepciones y no contempla la firma escaneada como una firma válida ni en medios físicos y menos aún en medios electrónicos.

Recomendaciones.

  • Las actas siempre deberán asentarse en el libro de actas de la sociedad en orden cronológico y consecutivo.
  • En caso de actas físicas, las mismas deberán ser firmadas o suscritas de manera autógrafa por quienes correspondan según la reunión que se pretenda realizar, en los términos de los Decretos Legislativos, de la Ley 222 de 1995 y del Código de Comercio.
  • No todas las actas son sujetas a registro mercantil, solo deberán presentarse ante las Cámaras de Comercio aquellas que contengan actos sujetos a ser modificados en el certificado de Existencia y Representación legal, como Nombramientos de administradores, reformas estatutarias, aumentos o disminuciones de capital, renuncias, entre otros.