Asesorias Contables y tributarias
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CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LIBROS DE CONTABILIDAD.

CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LIBROS DE CONTABILIDAD

Acuso recibo del escrito citado en la referencia con el cual presenta consulta relativa al siguiente contexto, así:

“…. si de acuerdo con la ley 96 del 2015 en su artículo 28 y concepto Oficio 220- 083021 del 1 de julio de 2013 de la Superintendencia de Sociedades, la sociedad puede destruir los libros de contabilidad que tienen más de 10 años, sin la necesidad de hacer de ellos soporte en microfilmación ni en ningún otro medio de cualquier índole?”

Antes de proceder a absolver la consulta es necesario indicar, que el marco legal de las atribuciones que desarrolla esta Entidad, están dadas conforme al contexto Constitucional en virtud del numeral 24 del artículo 189, artículos 82, 83, 84, 85, 

86 de la Ley 222 de 1995, y Decreto 1023 de 2012.

En efecto, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 de 2012, es función de la Oficina Jurídica de esta Superintendencia, la de absolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados así como por los usuarios y particulares sobre las materias a su cargo y en esa medida emite un concepto u opinión de carácter general que como tal no es vinculante ni compromete la responsabilidad de la Entidad

Desde estas premisas jurídicas, este Despacho se permite hacer las siguientes consideraciones de orden general sobre el tema propuesto en la consulta, así:

 

En torno a la consulta indicada, baste para ello tan solo traer algunos de argumentos que sobre este tópico tuvo a bien esta Oficina precisar en oficio 220- 088375 del 27 de septiembre de 2012, que si por solos dan absoluta claridad sobre el término de conservación los libros de contabilidad como la forma de proceder a su destrucción, una vez cumplido el término de ley para hacerlo, así

“En conclusión, es dable responder que la ley 962 en manera alguna comportó la supresión del requisito relacionado con el registro de los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio. De la misma se derivan otras consecuencias como bien explica el Concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005 proferido por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuya apreciación comparte este Despacho.

“ … a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

“Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.” (Subraya fuera del texto)

“2. La inquietud…si es posible que con fundamento en la Ley 962 pueda despojarse desde ya de toda información superior a diez años, indistintamente del medio o forma en que se encuentre.

“En este aspecto debe reiterarse que con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la ya varias veces nombrada Ley 962, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente los libros y papeles del comerciante, aun cuando con la posibilidad de que después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que contemplaba la norma. En tal virtud, la obligación legal de conservar los libros y papeles se redujo a los diez años, de tal manera que a partir de la entrada en vigencia de la referida ley ya no es preciso mantener la información contable, por más de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, de tal forma que sería lícito la destrucción de aquellos libros, que contengan información más allá de los indicados diez años.”

Aunado a lo anterior, también por oficio 220-003200 del 21 de enero de 2015, se indicó lo siguiente:

“(…) Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en 

posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.”

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes señalar que puede consultarse en la Web de la Entidad, la normatividad, los concepto jurídicos alusivos con el tema u otro cualquiera de su interés.